数字化加工及档案托管

随着电子档案信息化的日益发展,肩负着繁重的企业档案管理任务的管理部门既面临着难得的发展机遇,也面临着严峻的挑战。档案管理部门急需提高信息化水平,建立精干高效的信息资源管理系统,使用档案信息资源服务于市场,服务于社会。而要达到这些目标,首先就要将档案信息资源数字化。

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长期以来,档案管理部门的档案都是以纸张形式存在的,而且都是用手工的方式处理繁重的档案管理工作,如查询、借阅、复印、记录查询情况等。传统的档案管理工作在档案的保存、内容的分级管理、档案的及时调阅以及档案资源的有效利用等方面存在很多问题,如管理成本高、接待查询工作繁重、容易造成档案的损坏、档案内容无法分级管理、资源无法充分利用等等,这些不仅影响了工作效率,也降低了社会效益和经济效益。而且档案的扫描和要素的录入都是十分繁重的简单重复劳动,需要耗费大量的人力资源,在目前国内企业筹划上市,实施精细化管理的前提下,为实现档案的电子化而专门成立一个庞大的部门,招聘许多人员来做这些辅助工作实在是一种浪费。完全可以通过外包将这一工作任务分解出去。

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业务流程外包(BPO)是一种比较成熟的运营模式,企业可以将非核心业务外包以降低运营成本。国际上的知名企业通常会将档案扫描、数据录入甚至呼叫中心、信用卡、业务营销等业务流程外包给印度、中国等劳动力成本相对低廉的国家和地区。基于以上的分析,我们建议企业在实施档案数字化时,通过人力外包或者流程外包等方式将扫描录入任务外包出去。

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档案数字化是将各种纸质档案通过计算机技术转换为数字化的信息,完成档案信息化的基础建设,这些信息通过高速宽带通信网络设施相连接并提供利用,实现真正的资源共享。扫描服务则是由专业公司提供人力和设备,将纸质档案通过扫描仪转换成电子影像,自动或人工建立索引,保存至存储设备,支持客户远程查询利用。

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